Préparer sa participation à un événement professionnel en tant que partenaire

Participer à un évènement professionnel en tant que partenaire nécessite une préparation. Voici 10 étapes clés pour être prêt le jour J.

26 Apr 2024
Par l'équipe Les Echos Le Parisien Evénements

Préparer sa venue sur un salon professionnel : les 10 étapes essentielles

Participer à un événement qui peut vous permettre d’élargir votre réseau, augmenter votre visibilité et séduire de nouveaux clients, cela se travaille plusieurs mois à l’avance. Voici la marche à suivre pour mettre toutes les chances de votre côté le jour J.

Sommaire :

  1. Sélectionner le stand idéal
  2. Préparer ses animations
  3. Echanger avec les organisateurs
  4. S’entourer pour travailler ses prises de parole
  5. Commencer à communiquer
  6. Passer à la vitesse supérieure à un mois de l’événement
  7. Penser “goodies” et “plaquettes”
  8. Former ses équipes
  9. A faire la veille du salon
  10. Prêt(e) pour le jour J !

#1. Sélectionner le stand idéal

C’est un peu une évidence : une fois identifié le salon professionnel idéal pour atteindre vos objectifs – acquisition de nouveaux clients, visibilité, image de marque, développement business, etc. – et votre réservation signée, il est temps de choisir votre stand.
Il s’agit d’un incontournable, et l’une des clés de la réussite ou non de votre participation, car c’est depuis votre stand que vous attirerez les visiteurs et mettrez en avant votre marque. “Il faut sélectionner la superficie du stand ainsi que les différentes options qui l’accompagnent”, commente Kaina Cherouak, chargée de marketing commercial chez Les Echos Le Parisien Evénements.

 

#2.Préparer ses animation

Vous devrez par ailleurs décider si vous participerez à des prises de parole lors de l’événement, et quelles animations vous proposerez sur votre stand.
Cette étape est même concomitante avec la réservation de votre stand, puisque certaines animations peuvent influencer le choix pour tel emplacement plutôt qu’un autre, ou pour tel agencement plutôt qu’un autre. Si, par exemple, des rendez-vous sont organisés sur place, vous devrez prévoir un espace dédié avec une table avec des chaises. “Il s’agit ici de réfléchir à la façon dont vous serez visible lors de l’événement, résume Kaina Cherouak. Et cela se décide très amont, car cela demande de la préparation.”

 

#3. Echanger avec les organisateurs

Dès la validation de votre participation à un salon professionnel, il est recommandé de transmettre sans attendre aux organisateurs toutes les informations attendues.
“Ce sont par exemple le descriptif de l’entreprise, son logo en bonne qualité, le contact de tous les exposants qui seront sur place le jour J…, énumère la chargée de marketing commercial des Echos Le Parisien Evénements. Plus vite les organisateurs auront ces contenus, plus vite les partenaires seront visibles sur le site internet de l’événement.”
C’est aussi le moment de sélectionner avec eux des éléments plus précis comme les images que vous diffuserez sur écran sur votre stand, le mobilier, les couleurs… “Certains partenaires personnalisent beaucoup leur stand, car ils souhaitent montrer leur charte, et c’est très bien. C’est de l’événementiel, on vient se montrer, donc ce sont des choses qu’il faut absolument avoir en tête avant de venir”, explique l’experte.

 

#4. S’entourer pour travailler ses prises de parole

Les échanges avec les organisateurs ne s’arrêtent pas là. Ils sont en effet les mieux placés pour vous accompagner dans la préparation de votre participation au salon, et pourront vous apporter de précieux conseils.
Les organisateurs sont également incontournables pour vous aider à préparer vos prises de parole le jour de l’événement. “Il est indispensable de travailler de concert avec le service “contenus” pour trouver un titre fort, un thème impactant et veiller à ce que le contenu de vos prises de parole soit pertinent, avertit Kaina Cherouak. Plus ces points seront travaillés, plus la conférence ou la table-ronde que vous animerez générera des inscriptions.”

 

#5. Commencer à communiquer

De la même façon qu’il ne faut pas perdre de temps pour préparer sa participation auprès des organisateurs, il est vivement recommandé de commencer à annoncer sa venue bien en amont. Communiquer plusieurs mois à l’avance est en effet souhaité. Par petite touche, d’abord, puis de façon plus régulière dans les dernières semaines.

“A quelques mois du salon, les organisateurs mettent généralement à la disposition des partenaires un kit de communication avec différents éléments brandés aux couleurs de l’événement. Les partenaires n’ont plus qu’à se les approprier pour communiquer de leur côté”, continue Kaina Cherouak.
Ainsi, ils préparent le trafic qu’ils auront le jour J en recrutant déjà de premiers visiteurs à leur échelle. Annoncer leur venue à ce salon, teaser une conférence ou un atelier, réserver des créneaux de rendez-vous… Les possibilités sont nombreuses.

 

#6. Passer à la vitesse supérieure à un mois de l’événement

Plus la date se rapproche, plus les partenaires sont encouragés à accélérer leur communication. Dans la dernière ligne droite, à un mois du jour J, c’est le moment de rappeler votre venue en insistant sur la date, votre numéro de stand et les grands rendez-vous que vous avez prévus comme une remise de trophée par exemple, une conférence ou encore la venue d’un invité de marque.

 

#7. Penser “goodies” et “plaquettes”

Petit plus pour se démarquer le jour de l’événement et attirer les visiteurs sur son stand : les goodies et petites douceurs. Ces gentilles attentions donnent toujours une excellente occasion d’entrer en contact avec de nouvelles personnes, et sont une entrée en matière qui ne coûte pas forcément cher au partenaire, tout en lui assurant une certaine visibilité.
Il est également conseillé de préparer de la documentation – plaquettes de présentation et flyers ou encore cartes de visite – pour les visiteurs. “Non seulement les plaquettes soutiennent le discours des commerciaux sur place, mais elles permettent aux visiteurs de repartir avec une trace de leur échange sur le stand, et donc de le garder en mémoire”, analyse Kaina Cherouak.

 

#8. Former ses équipes

Votre principal atout sur un salon professionnel reste vos équipes sur place. Ce sont elles qui représenteront votre entreprise auprès des visiteurs et transformeront les prospects en clients. Ce sont vos ambassadeurs, ils doivent donc être préparés.
“Ce sont souvent les équipes commerciales et marketing qui sont envoyées lors de ces événements. Et même si elles sont habituées à ce type d’exercice, c’est toujours intéressant de faire une petite formation avant le salon, pour s’assurer que tous ont le même discours, que les offres sont lissées et les objectifs clairs pour tout le monde”, assure l’experte des Echos Le Parisien Evénements.
Inutile de venir en force avec trop de collaborateurs. Cela donnerait l’impression d’un stand surchargé avec le risque que des collaborateurs n’aient rien à faire, ce qui dissuaderait les visiteurs de s’y arrêter. Inversement, il serait improductif de venir seul, car le travail à abattre le jour J est important. A vous de trouver le juste milieu selon l’affluence attendue et le nombre de rendez-vous que vous aurez décrochés en amont.

 

#9. A faire la veille du salon

Se reposer ? Pas encore. En réalité, il est vivement recommandé de se rendre avec une ou deux personnes sur place, la veille de l’événement, pour s’assurer que tout est en ordre. “Il faut vérifier le montage du stand et ne pas tarder à signaler le moindre problème aux organisateurs, car c’est très compliqué de régler quoi que ce soit le jour J”, avertit Kaina Cherouak. On l’aura compris, la veille du salon, c’est le moment ou jamais de corriger la moindre erreur qui pourrait être fatale le moment venu !

 

#10. Prêt(e) pour le jour J !

Voici le moment tant attendu : après des mois de préparation, vous voilà fin prêt(e) pour cet événement ! Venez reposé(e), détendu(e) et prêt(e) à répondre aux nombreuses sollicitations qui vous attendent. On pense à venir avec des stylos, des cartes de visites, les fameux goodies et supports de communication. Si vous avez suivi ce protocole à la lettre, il ne devrait pas y avoir d’accroc !

 

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