Comment organiser une conférence : le guide pratique

Vous voulez organiser une conférence mais vous ne savez pas par quoi commencer ? Cet article est fait pour vous.

22 Sep 2023
Par l'équipe Les Echos Le Parisien Evénements

 

Le succès d’une conférence se mesure sur deux points, étroitement liés : la qualité des intervenants et le nombre de personnes qui y ont assisté.

Voici quelques conseils pour composer le meilleur panel d’invités et s’assurer d’attirer un large public.

 

 

Sommaire :

  1. Un sujet pertinent, du contenu original
  2. Des intervenants reconnus et experts
  3. Le choix du format
  4. Animation et préparation
  5. Une communication planifiée

 

#1. Un sujet pertinent, du contenu original

 

En premier lieu, il faut définir un sujet autour duquel débattront les différents intervenants. Il peut s’agir d’une thématique plutôt macroéconomique ou d’une actualité, ou bien d’un sujet très pointu, qui intéressera surtout un public expert. « Tout dépend de l’événement que l’on souhaite créer. BtoB ? BtoC ? Audience néophyte ou qualifiée ? Il convient d’adapter son sujet au public visé », préconise Tiphaine de Buyer, chargée de programmation chez Les Echos Le Parisien Evénements.

 

Dans tous les cas, l’angle du sujet devra être pertinent et non passe-partout. L’organisateur de la conférence doit se demander quel message il souhaite passer et ce qui va intéresser les participants.

En cela, il doit donc définir un sujet suffisamment approprié pour que le contenu qui en découle soit enrichissant. « Il faut éviter d’avoir des intervenants qui ne font que répéter ce qu’on peut lire un peu partout, et véritablement apporter de l’information de qualité ainsi que des points de vue originaux », assure-t-elle.

 

 

#2. Des intervenants reconnus et experts

 

En toute logique, la qualité des intervenants invités à prendre la parole lors d’une conférence est l’une des composantes clés de la réussite ou non de l’événement. « Evidemment, l’une des valeurs sûres pour attirer du monde est de convier une personnalité dont la présence à elle seule garantira le déplacement de beaucoup de monde », explique Tiphaine de Buyer. Des profils « stars » qu’il faut cependant réussir à convaincre de participer à cette conférence.

Il en va de même pour les profils un peu moins connus, mais experts dans leur domaine et donc tout à fait légitimes pour s’exprimer sur ces sujets. « Ces personnes-là ne sont pas toujours très faciles à convaincre non plus, avertit la chargée de programmation chez Les Echos Le Parisien Evénements. Il faut savoir trouver les mots justes et les arguments pour les encourager à sauter le pas. »

Pour plus de sécurité, mieux vaut commencer à les contacter au moins six mois avant la date de la conférence.

Et puis, attention à trouver des intervenants aux compétences et connaissances suffisamment diversifiées pour que chacun apporte un petit plus au débat général, et éviter les redites.

Qu’ils soient connus ou experts, il est recommandé de prévoir un budget « invités ». Certains exigeront une rémunération pour leur participation, et dans la majorité des cas, ils demanderont a minima un remboursement de leurs frais de déplacement et d’hébergement.

 

 

#3. Le choix du format

 

 

La forme et la durée que prendra votre intervention va dépendre de plusieurs choses : du thème choisi mais également des intervenants que vous avez retenus. Sans compter le programme qui va se construire autour de votre conférence.

Une intervention courte type keynote ou TedX est adaptée lorsque l’intervenant est seul et que son discours est incisif. Il s’agit d’un format qui peut durer jusqu’à 15 ou 20 minutes.

Des ateliers ou présentations de produit peuvent être fait sur des durées intermédiaires de 30 à 45 minutes pour aller à l’essentiel à l’aide d’un ou deux intervenants.

En revanche, des interventions plus longues sont recommandées lorsqu’on souhaite aborder un sujet en profondeur.

Une durée de 1h à 1h30 va vous permettre de faire valoir les différents points de vue de plusieurs participants et prendre le temps de discuter certaines problématiques. Ces échanges plus courants nécessitent la présence d’un modérateur ou animateur qui sera garant de la qualité de l’échange.

 

 

#4. Animation et préparation

 

Que seraient ces intervenants, les plus exceptionnels soient-ils, sans un animateur aguerri et bien préparé ? « C’est en effet l’une des clés de la réussite d’une conférence : une animation de qualité, avec un animateur qui connait son sujet, capable de relancer les différents invités et de poser des questions pertinentes », continue Tiphaine de Buyer.

Introduction du sujet, relances, recadrage si nécessaire et gestion du temps de parole des intervenants… Le rôle de l’animateur est véritablement crucial.

Souvent, il s’agit d’un journaliste ou un professeur, familier de la prise de parole en public et donc à l’aise à l’oral, ou un expert de la thématique en question. « Dans tous les cas, il est préférable d’avoir quelqu’un qui maîtrise le sujet et ne risquera pas de se retrouver dépassé par le débat au fil des discussions. »

Et pour éviter toute mésaventure, une bonne préparation est incontournable. Bien avant le jour J, l’animateur doit contacter chaque intervenant pour discuter de la trame de fond et des questions qui seront abordées.

Un moyen de vérifier que l’invité potentiel apporte une réelle plus-value à la conférence et se sent à l’aise pour en parler devant un public. « Cette phase préparatoire sert également à rassurer les intervenants, qui peuvent ainsi se préparer de leur côté », ajoute Tiphaine de Buyer.

 

 

#5. Une communication planifiée

 

Tous ces efforts resteront cependant vains si personne n’entend parler de la conférence ou ne se motive suffisamment pour s’y rendre. « Il faut réussir à faire en sorte qu’un maximum de personnes bloquent leur agenda à cette date », rappelle la chargée de programmation chez Les Echos Le Parisien Evénements.

Ce qui signifie qu’il faut les informer assez tôt d’une part, et leur donner envie de faire le déplacement, d’autre part.

Comment ? Avec une stratégie de communication efficace. « Idéalement, on commence à évoquer la conférence environ trois mois avant. En présentant simplement le programme de la journée, si elle a lieu dans le cadre d’un événement en particulier… Ou bien en mettant en avant un article qui parle du même sujet, en précisant par exemple “si le sujet vous intéresse, retrouvez-nous tel jour à telle heure pour en discuter” », détaille Tiphaine de Buyer.

On peut aussi communiquer sur les intervenants en annonçant leur participation – surtout lorsqu’il s’agit d’une personnalité avec une importante notoriété – sur les réseaux sociaux, faire des inserts pubs dans les médias, etc. Le but : créer de l’enthousiasme autour de la conférence et attirer la foule le jour J !

 

 

 

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